Comment communiquer efficacement lors d’une situation d’urgence, de crise et risques majeurs ?

La plateforme que Cedralis met à disposition de ses clients est une plateforme collaborative entièrement externalisée (mode SaaS, haute disponibilité, sécurité avec données hébergées en France, plan de continuité d’activité, RGPD, avec une astreinte Cedralis 24/7/365) conçue spécifiquement pour la gestion des événements majeurs, situations de crise et communication de confiance avec notamment de la notification d’urgence en masse. Ses cinq modules couvrent l’ensemble des besoins de communication de crise, la remontée de signalements (critiques) et le partage d’informations majeures :

• Le module Signal propose différents canaux de remontée d’information, manuels ou automatiques, permettant à un témoin ou à un capteur de signaler un événement dans les meilleurs délais (gestion de crise mais également pour l’alerte professionnelle interne – alerte éthique par exemple).

Couplé au module Ring, les responsables du traitement des alertes sont prévenus selon un scénario détérminé par SMS, téléphone ou mail.

• Le module Link permet une collaboration efficace entre les membres de la cellule de crise virtuelle, un partage des décisions au sein de cette interface de « main courante électronique ». Il s’agit de centraliser les éléments stratégiques majeurs au sein de cellules dédiées à la collecte, au partage d’informations, diffusion de consignes, d’assurer le suivi de tâches et relevés de décisions pris lors de la gestion d’un événement critique, temporaire ou appelé à durer.

• Le module Ring propose la diffusion vers différents canaux d’alerte (appel vocal, SMS, SMS enrichi, email, push), de signalement, d’informations de confiance aux destinataires cibles (mono-liste, multi-listes), dont la rapidité permet de gagner un temps précieux, qu’il s’agisse d’alerter quelques personnes, l’ensemble du personnel d’une entreprise ou cibler une population élargie grâce au système d’alerte et d’informations aux populations, en cas de crise, de diffusion en masse avec ses nombreuses fonctionnalités ainsi que le suivi en temps réel des alertes (historisation des campagnes d’envois, gestion des réponses, listes dynamiques, relances automatiques sur les échecs, …).

En outre, Ring permet le déclenchement simplifié d’alerte enrichie par des scénarios personnalisés (boutons, pictogrammes administrables) favorisant la diffusion multicanale et multialerte mais également via des pages personnalisées de déclenchement simples ou complexes adaptés au design (via ordinateur, tablette ou Smartphone en mobilité).

• Le module Doc permet de gérer une ‘bibliothèque de crise’ et classer l’ensemble de vos documentations nécessaires à la gestion de crise telle que fiches actions, fiches réflexes, modèles de documents via un plan de classement simple et de les consulter en ligne sur n’importe quel dispositif connecté à Internet.
  Avec Doc, vos documents de pilotage de la crise et procédures sont classés, étiquetés et facilement accessibles à distance sans contrainte, même en cas de défaillance de votre système d’information.
• Le module Spot propose une interface cartographique permettant de visualiser et sélectionner les éléments pour lesquels la dimension géographique est important : un périmètre défini sur une carte, avec intégration de couches, sélectionner à la volée une zone pour une population ou un réseau de boutiques, filiales à prévenir. Spot permet ainsi d’exploiter la dimension géographique des informations des autres modules.

Enfin, il peut être nécessaire de doter les personnels, équipes ou citoyens destinataires d’alertes d’une application Smartphone. Ainsi, notre application Capp © permet notamment en complément :

• La réception d’alertes par notifications push,
• La gestion d’alertes avec remontées de réponses à choix multiples,
• La géolocalisation des équipes terrain, lorsque la personne accepte cette remontée d’information, avec photos et mini-message vocal possible.
• le signalement de type « SOS » pour informer votre organisation un danger ou besoin d’assistance.

…de conseil et accompagnement de votre organisation en gestion de crise :

• Diagnostic de gestion de crise, une analyse qui fait ressortir les « forces cachées » de l’organisation et permet de les structurer pour en tirer une meilleure efficacité le jour J. Nous proposons des missions de diagnostic flash, audit de votre existant.
• Formalisation de documentation de crise structurée, simplifiée, pragmatique pour la gestion de la crise, rédaction de procédures synthétiques sous forme de fiches réflexes, modèles de documents servant de référence pour toute situation d’urgence et crise, schéma d’organisation cible, synoptique de pré-alerte et de mobilisation, possibilité d’accompagnement sur un corpus documentaire certifié ISO 22301 (Plan de continuité d’activité PCA, Plan Communal de Sauvegarde PCS, Plan de Sécurisation d’Etablissement PSE, Plan Particulier de Mise en Sûreté PPMS…).

…de formation et d’exercices en gestion de crise :

• Sensibilisation et formation à la gestion de crise et la continuité d’activité.
• Formations sur mesure à l’utilisation de la plateforme en situation réelle, sur vos données, vos scénarios d’alertes, d’urgence, crises et menaces.
• Préparation et animation de vos exercices réguliers, avec une méthodologie éprouvée, une documentation structurée, sur la base de divers scénarios types ou étude de cas créés spécialement pour votre organisation (exercice sur table ou scénarios plus complexes).

>> Pour des retours d’expérience sur des missions menées (exemples : secteur bancaire, média, collectivités comme Tignes) et une étude personnalisée de diagnostic de votre PCA et organisation de gestion de crise, contactez-nous.